Office in der Cloud: Eine Reklamekritik

Ein Link für die Analyse:

https://cloud.telekom.de/de/software/office-365

Falls sich der Link und Meinung der Magenta-Firma ändert hier ein kleiner Auszug (Stand Juni 2018):

Office 365 gehostet in Deutschland

Das Office-Komplettpaket inklusive Top-Kundenservice der Telekom

  • Immer die aktuellste Version von Word, Excel, PowerPoint & Co. (1)
  • Mit einer Lizenz auf allen Endgeräten nutzen (2)
  • Mit Profi E-Mail, Online-Kalender und sicherem Online-Speicher (3)
  • Professionelle Beratung und Microsoft-zertifizierter Support inklusive (4)
statt 11,95 / Benutzer / Monat
6 Monat(e) für 9,95 € / Benutzer / Monat
(30 Tage kostenlos testen)

Meine Kommentare:

Zu (1): Wird eine Anwendung in einer Cloud ausgeführt, muss nur diese aktualisiert werden. Das ist ein Vorteil wenn alle Kunden das nutzen. Nur eine Instanz muss aktualisiert werden. Das ist ein Vorteil durchaus. Kann aber mit einer eigenen Cloud gemacht werden und ist heutzutage sogar sehr einfach durch einen Klick oder ohne Intervention möglich.

Zu (2): Stimmt nicht ganz denn weiter unten steht:

Eine Lizenz für alle Endgeräte

Mit Microsoft Office 365 erwerben Sie mit einer Lizenz das Recht, die Office-Anwendungen auf allen ihren Endgeräten zu nutzen (bis zu 5 PCs/Macs, 5 Tablets und 5 Smartphones pro Nutzer). Damit richten Sie effizient Komplett-Arbeitsplätze ein – für höchste Produktivität im Büro, unterwegs und im Homeoffice.

Bei Nextcloud gibt es keine Einschränkungen, bzw. es ist nur von Ihrer Hardware abhängig und die Anforderungen sind nicht groß. Natürlich ist 5 Geräte pro User in der Regel ausreichend. Trotzdem passt die Aussage nicht ganz.

Zu (3): „Profi E-Mail“? Was ist das? Gibt es auch Amateur E-Mail? Nein, hier kommt es auf die Software an. Eine eigene Cloud kann bei Bedarf mit Roundcube oder SoGO betrieben werden. Professioneller geht es nicht und die Standards sind zudem offen. Gefällt Ihnen ein System nicht, können Sie einfach umziehen. Microsofts Exchange ist leider nicht offen, also kann der „Online-Kalender“ nur schwierig mit anderer Software betrieben werden. Online-Speicher ist nicht sicher, weil die Daten nicht bei Ihnen sind. Wir wissen, dass Microsoft sich bei der NSA weiterhin beteiligt. Das macht den Speicher unsicher.

Zu (4): Zertifikate sind schön, noch schöner ist es, wenn die Leute wirklich Ahnung von IT haben und sich nicht bloß auf dem Microsoft Universum beschränken. Das ist nur ein kleiner Teil der EDV, es existiert noch viel mehr, vor allem gibt es Firmen in der Branche, die wertvoller sind und einiges mehr an Innovation in den letzten Jahren beigetragen haben.

Nun, ist das billig? Bei 100 Personen zahlen Sie 995 € im Monat und verlassen sich darauf, dass Microsoft mit Ihren Daten ordnungsgemäß umgeht. Nachdem NSA-Skandal im Jahre 2009, sehe ich allerdings nicht, wieso das einer machen sollte. Muss es wirklich MS Office sein? Es gibt genug Software, die mit Word-Dateien umgehen kann. Schauen sie mal hier:

https://kopano.com/?lang=de

oder hier:

https://www.onlyoffice.com/de/

Mit einer Lösung, wo Sie Ihrer Firma einen Server spendieren und die Software von wirklich professionellen IT Spezialisten einrichten lassen, sparen Sie viel Geld, haben keine Lizenzkosten und das Beste daran ist, die Daten sind bei Ihnen. Ziehen Sie die Festplatte vom Server ab und schon stehen diese dem Internet nicht mehr zur Verfügung.

Lassen Sie sich nicht Monopolen verführen. Es gibt in Deutschland genug Dienstleister, die Ihnen eine deutlich bessere Lösung bieten. Auch für Integration kann oftmals eine alternative Lösung gefunden werden. Lassen Sie sich beraten.

Microsoft Office 365? OnlyOffice ist besser

Liebe Leser,

in den letzten Tagen hatte ich die Gelegenheit probeweise Office 365 zu testen. Ich beziehe mich auf den Stand von heute (12.05.2018).

Als Desktop-Alternative bietet Microsoft weiterhin Office 2016 an, obwohl bereits darüber diskutiert wird, was Office 2019 mit sich bringt. Mir ist das eigentlich egal.

Ich hatte schon ein paar Mal einen eigenen Cloud-Server aufgebaut mit dem Office möglich ist. Die Anleitung dafür finden Sie übrigens hier:

http://www.steinzone.de/wordpress/index.php/2017/07/23/onlyoffice-in-nextcloud-mit-ubuntu-16-04-lts/

Obwohl es technisch keine Hürde ist, sorgen Firmen wie Microsoft dafür, dass Daten, die unter Office 365 bearbeitet werden, nicht auf einen Ihrer Server oder Clouds laufen, sondern bei dem „Monopol“. Ich finde das nicht gut. Es gibt zwar Möglichkeiten dies bspw. über die Telekom laufen zu lassen, doch dort ist das Cloud-Angebot noch teurer und bietet sogar weniger Features an. Auch hier bleibt es dabei: Sie sind nicht Herr über Ihre Daten sind, sondern trauen Sie einem Dritten an. Ich möchte nochmals an den NSA-Skandal und das Projekt PRISM erinnern. Die Firma Microsoft ist eine der ersten, die dabei mitmacht:

https://de.wikipedia.org/wiki/PRISM

Denken Sie also immer daran, wenn Sie dieser Firma etwas anvertrauen wollen/müssen.

Da wir unsere Daten weitergeben und auch viel Geld dafür zahlen, sollten wir allerdings viel dafür zurückbekommen. MS Office hat ja eigentlich einen guten Ruf, was die Software angeht. Ist die Leistung gut? Nun ich habe es für meinen Bedarf mal getestet.

In diesem Artikel vergleiche ich ein paar meiner Erfahrungen damit, so können sie sich ein Bild machen. Das ist natürlich mein Empfinden und ich arbeite nicht täglich mit Office, allerdings teilen einige Menschen diese Meinung mit mir:

https://www.youtube.com/watch?v=zSXeEhEPJdw

Als Linux-User habe ich den Vorteil Office 365 in meinem Webbrowser zu nutzen. Mit Google Chrome und Mozilla Firefox kommt dieser wunderbar klar. Office 365 an sich läuft damit sehr stabil.

Office 2016 lässt sich mit dem Cloud-Dienst von Microsoft verbinden. Das ist ganz nett, aber die wollen ja immer noch keine Version für Linux bauen und eine Schnittstelle für LibreOffice oder OpenOffice ist auch nicht vorhanden.

Also müssen Linux- und wahrscheinlich Mac- und Android- (bzw. alle Nicht-Windows-User) ins Gras beißen. Selbst wenn die Software gut wäre, Office 2016 only for Windows (Aber bitte nicht unter XP oder Vista versuchen :-D).

Office 365 vs OnlyOffice

Wie bereits angedeutet, hatte ich vorab ein paar Tests mit NextCloud und OnlyOffice durchgeführt:

https://www.onlyoffice.com/de/

Ich wusste also schon was auf mich zukommt.

Da Office 365 sehr teuer ist, während OnlyOffice es kostenlos anbietet und Sie die Datenhoheit behalten, erwarte ich von Microsoft ein wesentlich besseres Produkt.

Review

Nach den ersten geöffneten Dokument fiel mir bereits auf, dass es kein vollwertiges MS-Office 2016 ersetzt. OnlyOffice hat aber auch nicht so viele Features. Was es kann, kann es aber wirklich gut. Da sehe ich zumindest noch kein Problem.

Nach ein paar Spielereien kamen bereits die Probleme:

  1. Wenn mehrere Personen editieren, sehe ich nicht, wer gerade editiert, außer ich klicke auf eine komische Liste, die ich nicht in einer Seitenleiste behalten kann. OnlyOffice macht das besser: https://www.youtube.com/watch?v=2EVOVH5HnA4
  2. Keine Gleichungen in Word! Ernsthaft? Hier haben wir ein großes Feature was OnlyOffice kann und bei Word 365 komplett fehlt. Ich hatte eigentlich gedacht, dass der LaTex-Syntax-Diebstahl auf Office 2010 zurückgehend, in Office 365 einsetzbar ist. OnlyOffice macht es leider auch nicht so gut, aber zumindest existiert das Feature und man kann damit arbeiten. Das ist ein sehr großer Fail für ein Produkt, das so viel Geld kostet. Sucht man in der Hilfe von Word 365, wird darauf verwiesen Office 2016 einzusetzen, schade.
  3. Dateiformat: Immer wieder ein Thema, weil LibreOffice und OpenOffice ODT für Texte einsetzen. OnlyOffice nutzt Standardmäßig DOCX also den  Office Open XML (OOXML) von Microsoft, kann aber auch ODT einsetzen, was ich persönlich für die bessere Wahl halte. Mehr infos hier: https://ask.libreoffice.org/en/questions/91365/revisions/
  4. Nachdem sieben Leute am Dokument editierten, wollte man uns das tolle Feature „Versionsverwaltung“ zeigen. Als die Benutzer das Dokument im Browser geschlossen hatten (Voraussetzung für das Zurücksetzen), hatte das System immer noch ein bis zwei Leute registriert, die angeblich noch am Bearbeiten waren. Nach ein paar Minuten warten und zahlreichen Versuchen, gelang es unserem Administrator, die Benutzer zwangs- abzumelden, sofern man das so betrachten kann, denn sie hatten ja keine offene Sitzung mehr.

Das Problem, dass in Netzwerk-Freigaben Dokumente gesperrt werden, ist kein neues bei Windows. Zwar können mehrere Leute mit Office 365 ein Dokument bearbeiten, aber das Problem mit Blockieren hat sich bei Office 365 auf die Versionswiederherstellung verlagert.

Ich verstehe nicht, warum das so eine große technische Hürde darstellt. Wenn Microsoft doch flexibles Office Open XML (OOXML) einsetzt, sollte es doch kein Problem sein, Dateiunterschiede zu erkennen und durch ein Patch-Verfahren einzusetzen. Was Git seit 2007 und SVN schon viel länger kann, kriegen die mit Ihren Dokumenten nicht hin und blockieren lieber diese.

Mir reicht das mit Office 365! Ich bin ein Maschinenbau-Ingenieur. Wenn ich keine ordentlichen Formeln in Word einbauen kann, ist das nichts Wert.

Kleiner Tipp: Wer es mit ordentlichen Dokumenten ernst meint, sollte sich mal LaTex ansehen. Das Prinzip ist anders, die Lernkurve höher, aber mit bisschen Zeit investiert lohnt es sich definitiv. Für kleine Dokumente mag Word ganz okay, sein. Briefe auf zwei Seiten, das geht ganz gut. Größere Dokumente, lieber nicht. Dank Software wie TexStudio kommt man sehr schnell und gut an sein Ziel. Außerdem, gibt es keine versteckten Informationen in diesen Dateien, denn die Dateien sind textbasiert und lassen sich mit Tools wie Git oder SVN wunderbar kombinieren. Also keine Probleme mit Blockieren oder Versionsverwaltung hier…

Fazit

Ich hatte mit Office 365 ein großartiges Produkt erwartet und wurde von Microsoft mal wieder enttäuscht. Mein Eindruck ist, dass man für viel Geld weniger bekommt. Nur weil die meisten Menschen diese Formate einsetzen und alles unter MS Office nutzen, heißt das nicht, dass es gut ist. OnlyOffice bietet eine viel bessere Alternative an und zudem muss man nicht seine Daten in Obhut anderer geben.

Vergessen Sie nicht, das sind Ihre Daten!

OnlyOffice in NextCloud mit Ubuntu 16.04 LTS

Einleitung

Hier werde ich versuchen OnlyOffice mit einem laufenden NextCloud Server zu nutzen.

Ich gehe davon aus, dass NextCloud bereits installiert ist. Unter Ubuntu kann das mit dieser Anleitung getan werden:

https://www.linuxbabe.com/cloud-storage/setup-nextcloud-server-ubuntu-16-04-apache-mariadb-php7

Wer Interesse hat, kann ich gerne auch einen Post dafür schreiben. Es gibt aber dazu gute Anleitungen. Einfach googlen. Leider ist dieser Schritt nicht für jedermann. Hier kommt dann doch das Terminal  zum Einsatz.

In diesem Fall wird nur der Document Server installiert, weil wir uns nur für die Office Tools interessieren. Community Server hat noch ein paar Komponenten mehr, wie bspw. Kalender-Dienste. Durch die NextCloud sind bereits diese vorhanden.

Installation

Wir sollten sichergehen, dass folgende Pakete installiert sind:

  • libcurl3
  • libxml2
  • supervisor
  • fonts-dejavu
  • fonts-liberation
  • ttf-mscorefonts-installer
  • fonts-crosextra-carlito
  • fonts-takao-gothic
  • fonts-opensymbol
  • postgresql
  • redis-server
  • rabbitmq-server
  • nodejs
  • nginx-extras

Wahrscheinlich ist davon schon alles installiert, wenn NextCloud läuft. Ausnahme sind allerdings nodejs, die Version ist zu alt:

echo "deb http://archive.ubuntu.com/ubuntu xenial main universe multiverse" | sudo tee -a /etc/apt/sources.list
curl -sL https://deb.nodesource.com/setup_6.x | sudo bash -

Und schon wird es mit

apt-get install nodejs

installiert.

Auch als root öffnen wir psql und legen Tabellen für onlyOffice an:su postgres -c psql

CREATE DATABASE onlyoffice;
CREATE USER onlyoffice WITH password 'onlyoffice';
GRANT ALL privileges ON DATABASE onlyoffice TO onlyoffice;
\q

Wir sollten noch den Port des onlyOffice Servers ändern:

echo onlyoffice-documentserver onlyoffice/ds-port select 90 | sudo debconf-set-selections

Nun fügen die Paket-Quelle hinzu:

sudo apt-key adv --keyserver hkp://keyserver.ubuntu.com:80 --recv-keys CB2DE8E5
sudo echo "deb http://download.onlyoffice.com/repo/debian squeeze main" | sudo tee /etc/apt/sources.list.d/onlyoffice.list

Damit es keine großen Probleme mit Authentifizierung gibt, wenn onlyoffice installiert wird:

echo RESET onlyoffice/db-user | sudo debconf-communicate onlyoffice-documentserver
echo RESET onlyoffice/db-pwd | sudo debconf-communicate onlyoffice-documentserver

Und drauf damit:

sudo apt-get install onlyoffice-documentserver

Testen von OnlyOffice

Öffnen Sie den Webbrowser und gehen Sie auf die Adresse:

http://yourserver:90

Erscheint die Meldung „Document Server is running“ Glückwunsch! Wir können mit der Integration zu NextCloud beginnen.

Integration with NextCloud

Hier gehen wir als root in das Verzeichnis

/var/www/nextcloud/apps

und laden die entsprechende App herunter:

sudo git clone https://github.com/ONLYOFFICE/onlyoffice-owncloud.git onlyoffice
chown -R www-data:www-data onlyoffice

Jetzt muss diese nur noch aktiviert werden. Dabei muss man sich als Administrator bei NextCloud einloggen. Dann auf das Zahnrad klicken, Apps wählen und unter der Liste der „Disabled Apps“ OnlyOffice aktivieren.

Dann noch die Adresse unter Admin->Basic Settings von dem Document-Server eintragen: http://server:90

 

Das war auch schon alle mit der Konfiguration. Einmal ausloggen und einloggen ist empfehlenswert.

Nun können Office-Dokumente Online bearbeitet werden:

Es sieht ganz nett aus. Ich habe nicht alle Optionen gefunden, die Office bietet, aber die Gängigstigen sind alle drin. Zum Arbeiten kann es gut einsetzen. Ich finde es auch etwas übersichtlicher. Gerade für Anfänger ist das ein Plus.